ISO文控管理的ISO文控管理難題？

隨著市場競爭日趨激烈，上市公司、集團公司，合規(guī)管理已經(jīng)在各行各業(yè)普及開來，品質(zhì)管理已成為企業(yè)競爭力的最重要指標，ISO 體系幾乎為所有重視品質(zhì)的企業(yè)所認知。各項標準ISO，GMP，SOX法案等等讓眾多企業(yè)提升了企業(yè)管理能力，但多數(shù)企業(yè)雖然實施的標準管理，卻沒有一套管理系統(tǒng)幫助標準落地，多數(shù)企業(yè)都在這個過程中面臨困擾：

什么是ISO文控流程？

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文控管理第一章 總 則
一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。
二、資料范圍 公司建檔范圍確定為： 公司設(shè)立、申報的申請、審批、登記等方面的iso三體系認證材料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的iso三體系認證材料；認證老師、iso認證老師及其管理方面的iso三體系認證材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的iso三體系認證材料；經(jīng)營管理方面的iso三體系認證材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的iso三體系認證材料；iso三體系認證生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的iso三體系認證材料；儀器、設(shè)備方面的iso三體系認證材料；基本建設(shè)、工程iso認證、施工、竣工、維修方面的iso三體系認證材料；科研、技術(shù)引進、申報方面的材料；教育培訓(xùn)方面的iso三體系認證材料；信息、情報方面的iso三體系認證材料；其他具有利用和保存價值的iso三體系認證材料。轉(zhuǎn)摘于公文易文秘資源網(wǎng)－govyi 以上iso三體系認證材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性iso三體系認證，各類會議iso三體系認證、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事iso三體系認證資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的iso三體系認證資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的iso三體系認證材料。 公司資料還包括聲像資料：照片iso三體系認證資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、iso14001環(huán)境管理體系認證說明構(gòu)成）；影片iso三體系認證資料（含原版底片、拷貝及iso14001環(huán)境管理體系認證說明）；錄音iso三體系認證資料（含唱片、錄音帶）；錄像iso三體系認證資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。
三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護iso三體系認證、資料的義務(wù)。 第二章 管理體制及其機構(gòu)職責
四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負責主體iso三體系認證資料的管理，并對其他部門的iso三體系認證資料管理工作進行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體iso三體系認證資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、文控中心既是公司iso三體系認證、iso三體系認證資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護iso三體系認證資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用iso三體系認證資料資源的信息交流中心。 文控中心的主要職責： 1．負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司iso三體系認證、資料工作，對各中心/部門iso三體系認證、資料工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 2．制訂和組織實施公司關(guān)于iso三體系認證、資料工作的規(guī)章制度。 3．負責公司iso三體系認證和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。 4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好iso三體系認證資料密級劃控和守密、解密工作。 5．開展iso三體系認證、資料宣傳、咨詢活動，做好iso三體系認證、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。 6．發(fā)揮iso三體系認證資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。 7．開展iso三體系認證資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮iso三體系認證資料的信息源作用。 8．組織公司各部門iso三體系認證管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習與培訓(xùn)，負責指導(dǎo)他們的工作。 9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保iso三體系認證資料安全。 第三章 iso三體系認證材料的管理工作
六、iso三體系認證資料材料的收集： 1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明iso三體系認證的版本號。 2．對遺缺不全的iso三體系認證資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時催辦理咨詢完畢的iso三體系認證上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。
七、iso三體系認證資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2．分類：依據(jù)iso三體系認證資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。 2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；iso三體系認證：F；資料：D；檔案：A；合同：B。 2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；中證集團iso認證：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；認證老師：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；認證老師中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。 2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。 2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（iso三體系認證資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。 3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。 4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)iso三體系認證把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。 5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標題。 6．對所有公司iso三體系認證資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制iso三體系認證資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。 7．每年對iso三體系認證資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。 8．對iso三體系認證資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。 9．公司iso三體系認證資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的iso三體系認證資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。 10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止iso三體系認證資料失密和泄密。
八、iso三體系認證資料的保管： 1．防止iso三體系認證資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ胕so三體系認證庫保存iso三體系認證資料； 3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
九、iso三體系認證資料借閱、利用工作： 1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級iso三體系認證資料可直接通過文控中心管理員辦理咨詢借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級iso三體系認證資料時，須填寫《借閱iso三體系認證申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。 2．公司iso三體系認證密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級iso三體系認證資料禁止調(diào)閱，機密級iso三體系認證資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級iso三體系認證資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級iso三體系認證資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責人批準；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。 3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的iso三體系認證、資料可外借。外借的須辦理咨詢登記手續(xù)。 4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理咨詢續(xù)借手續(xù)。 5．借閱iso三體系認證資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱iso三體系認證資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。 6．外單位借閱iso三體系認證資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 7．公司內(nèi)iso三體系認證資料利用的方式有：1)提供iso三體系認證資料原件；2)提供iso三體系認證資料復(fù)印件；3)提供文獻索引資料。 8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司iso三體系認證資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、iso三體系認證信息、專題技術(shù)信息等。 第四章 iso三體系認證資料的鑒定和銷毀 1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司iso三體系認證資料。當某些iso三體系認證資料到了銷毀期時，由iso三體系認證資料管理員填寫《公司iso三體系認證資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的iso三體系認證資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的iso三體系認證資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準后方可銷毀。 2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。 3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司iso三體系認證資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司iso三體系認證資料銷毀審批表》和銷毀的iso三體系認證清單一起歸檔，并永久保存。 第五章 附 則 1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對iso三體系認證資料進行管理，提高管理效率。 2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效。

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質(zhì)量管理體系組織結(jié)構(gòu)圖“文控”？

質(zhì)量體系也沒規(guī)定必須有文控這個部門，體現(xiàn)的只能職能，放到哪個部門我個人認為沒有問題，主要是這個工作必須滿足體系要求，如iso三體系認證的編制、評審、批準、再更新、再評審、標識、下發(fā)、作廢、外來iso三體系認證管理等工作必須滿足體系的要求。

機構(gòu)圖，不一定要體現(xiàn)。但職責和權(quán)限，必須要劃分出來?？偣镜膇so三體系認證，部門，基層iso三體系認證由哪個部門和崗位進行哪些具體的控制。歸哪個部門，標準沒有規(guī)定。你這么劃，可以。但一定要注意iso三體系認證的范圍，不要有遺漏。比如外 發(fā)iso三體系認證，外來iso三體系認證。保持iso三體系認證的統(tǒng)一。

一、質(zhì)量管理體系組織結(jié)構(gòu)中，一定要有“文控”，但是不一定在組織結(jié)構(gòu)圖中專門標明，而是在職責分配中明確描述；
二、根據(jù)企業(yè)的具體情況，文控可以是行政部，也可以是辦公室，還有的企業(yè)放在質(zhì)量部，就是看管理iso三體系認證的人歸哪個部門管；
三、質(zhì)量管理體系的組織結(jié)構(gòu)圖一定要體現(xiàn)企業(yè)的質(zhì)量管理體系的實際情況

iso9001 文控 隸屬于哪個部門？

具體還要看公司的架構(gòu)，一般可在行政部、品管部之下，如任務(wù)大，人員多的話，也可獨立設(shè)為一個部門。

文控就是文學(xué)控制，在第二套編寫iso三體系認證里會使用

就是管ISO體系iso三體系認證的管控，負責相關(guān)iso三體系認證收發(fā)和存檔。
1. 注意版本，版本以舊換新，舊版要及時回收，避免其他部門因為舊版iso三體系認證造成損失
2. 發(fā)放iso三體系認證要簽字（在留存的那一份背面簽字，避免有的人耍賴說沒收到）
3. 注意iso三體系認證保密等級及查閱權(quán)限，有些保密iso三體系認證是不對所有人公開的 類似文員或者是文秘之類的職位 隸屬部門要看公司的組織結(jié)構(gòu)，有的是iso三體系認證管理課、有的歸QA。

ISO文控管理的解決方案？

根據(jù)ISO9001質(zhì)量管理體系對iso三體系認證控制的管理內(nèi)容和控制要求，彩蝶ISO系統(tǒng)實現(xiàn)ISOiso三體系認證的建立、修改、審核、分發(fā)、收回、銷毀等文檔全生命周期的電子化管理，不僅能滿足更多標準體系和認證咨詢機構(gòu)的要求，更提供強大的文檔版本控制、文檔審計記錄、iso三體系認證關(guān)聯(lián)、權(quán)限管理、審批流程及流程操作歷史等核心功能，不僅可以大幅節(jié)省印刷和紙張成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。（彩蝶ISO文控管理）旨在幫助企業(yè)徹底解決iso三體系認證控管難題。